Responsable du traitement
Club Hiversport — Section Danse et formation sur glace ASBL
42, route de Bettembourg · L-1899 Kockelscheuer · LuxembourgLes données collectées
Le formulaire d’inscription recueille les informations nécessaires à votre dossier : identité, date de naissance, coordonnées, adresse, choix de cours, informations de licence, déclarations et justificatifs demandés selon votre situation. Pour les mineurs, il recueille également les coordonnées des responsables légaux. Les justificatifs d’aptitude sportive peuvent contenir des données relatives à la santé ; ils doivent être limités aux éléments nécessaires à l’inscription.
Messages de contact
Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone facultatif, le sujet et votre message sont transmis à la boîte e-mail du club pour répondre à votre demande. Le formulaire n’envoie pas de copie automatique au visiteur. Des compteurs techniques pseudonymisés limitent les abus ; le contenu du message n’est pas enregistré dans la base de données des membres.
Pourquoi nous les utilisons
Ces données servent à examiner votre inscription, gérer votre adhésion et vos cours, vous contacter et assurer le suivi administratif du club. Notre système interne de gestion des membres permet aussi de préparer les factures, échéances et reçus et d’en suivre le traitement. La gestion de l’adhésion repose sur la relation avec le membre ; la conservation des pièces comptables répond aux obligations légales applicables. Les usages facultatifs soumis à votre accord, comme la publication d’images ou l’analyse d’audience, restent distincts de l’inscription.
Stockage et accès
Les données des membres sont enregistrées dans la base de données du club ; les justificatifs sont conservés dans un espace de stockage à accès restreint. L’accès est réservé aux personnes habilitées selon leurs fonctions et, dans la mesure nécessaire, aux prestataires techniques intervenant pour le club. Les informations de licence peuvent être communiquées à la fédération concernée lorsque la démarche le nécessite.
Facturation, sans données de carte bancaire
Nous ne collectons ni ne conservons de numéro de carte bancaire, de cryptogramme ou d’identifiant de carte Visa ou Mastercard. Le système conserve les informations administratives nécessaires à la facturation : identité du membre, montants, échéances, références de facture et état des règlements. Ces informations ne permettent pas de débiter une carte bancaire.
Conservation et suppression
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de votre adhésion et aux finalités décrites ici. Vous pouvez demander la suppression de votre dossier. Lorsque certaines pièces doivent être conservées pour respecter une obligation légale, notamment comptable, ou pour la défense de droits en justice, cette conservation est limitée aux données nécessaires. Le club vous explique les éventuelles limites à votre demande ; une suppression immédiate et sans exception ne peut pas être garantie.
Accéder à vos données et exercer vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos données et une copie de celles-ci, leur rectification ou leur suppression. Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez également demander la limitation du traitement, vous y opposer ou exercer votre droit à la portabilité. Un consentement peut être retiré sans remettre en cause les traitements antérieurs licites. Adressez votre demande à l’administration du club aux coordonnées ci-dessous. Une vérification proportionnée de votre identité peut être nécessaire pour protéger vos données.
Signaler une vulnérabilité ou une fuite de données
Si vous découvrez une vulnérabilité ou soupçonnez un accès non autorisé à des données, contactez l’administration du club par e-mail. Décrivez le problème sans transmettre de mots de passe ni publier de données personnelles. Le club prendra les mesures nécessaires pour évaluer l’incident, limiter ses conséquences et corriger la cause identifiée.
Notification des violations de données
Le club documente les violations de données et évalue les risques pour les personnes concernées. Lorsqu’une violation est susceptible d’engendrer un risque pour leurs droits et libertés, elle est notifiée à la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), si possible dans les 72 heures après en avoir pris connaissance. En cas de risque élevé, les personnes concernées sont informées dans les meilleurs délais, conformément au RGPD.
Cookies et mesure d’audience
Google Analytics est soumis à votre accord dans les préférences de cookies. Cette intégration mesure les visites des pages publiques sans transmettre les données saisies dans le formulaire d’inscription. Vous pouvez refuser l’analyse d’audience ou retirer votre accord à tout moment depuis le lien Cookies du pied de page.
Contacter l’administration du club
Pour une demande relative à vos données ou un signalement de sécurité :
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNPD. Commission nationale pour la protection des données (CNPD)